PRIVACYBELEID.

1. Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

Vennootschapsnaam: Route27
Vennootschapsvorm: Besloten vennootschap
Zetel: Provinciale Steenweg 455A, 2627 Schelle (België)
Ondernemingsnummer: 1020.536.307
Btw-nummer: BE1020536307
Rechtspersonenregister Antwerpen, afdeling Antwerpen
Telefoonnummer: 03 455 22 28
E-mail: info@route27.be
Vertegenwoordigd door dhr. Verheyden, Vincent en dhr. Oeyen, Dimitri.

2. Verzamelde persoonsgegevens

Wanneer je contact met ons opneemt of een lidmaatschap afsluit, kunnen we volgende gegevens verzamelen:

• —Naam, voornaam, e-mail, adres, telefoonnummer, voor het lidmaatschap en account op de Sportbit-app.
• —Via het contactformulier: voornaam, achternaam, e-mailadres, eventueel je WhatsApp-nummer, je interesse en je bericht. Meer daarover in artikel 3.
• —Leeftijd, geslacht, geboortedatum, relevante medische gegevens, enkel indien vrijwillig verstrekt, voor trainings- en voedingsschema's op maat.
• —Identificatie- en bankrekeningnummers, voor betalingen en wettelijke verplichtingen.

We kunnen ook niet-persoonlijk identificeerbare informatie verzamelen via cookies, logbestanden en webbakens om de website te verbeteren.

3. Contactformulier en opvolging via WhatsApp

Welke gegevens

Wanneer je het contactformulier op route27.be invult, verwerken we:

• —je voornaam, achternaam en e-mailadres;
• —je WhatsApp-nummer, als je dat invult;
• —je interesse (bv. membership, personal training) en je bericht;
• —of je toestemming gaf voor WhatsApp-contact, met de tekst en versie van die toestemming en het tijdstip waarop je ze gaf;
• —technische gegevens om misbruik en spam tegen te gaan: een aanvraagnummer, het tijdstip van verzending en een code die met een geheime sleutel uit je IP-adres wordt berekend (een hash). Daarmee beperken we het aantal aanvragen per bezoeker. Je IP-adres zelf bewaren we niet bij je aanvraag; onze hostingpartij verwerkt het wel om de website te kunnen leveren;
• —als je via WhatsApp met ons praat: de berichten in dat gesprek en, als je een afspraak maakt, de gegevens van die afspraak.

Waarvoor

Je aanvraag gaat via de server van onze website naar ons eigen Route27-platform en wordt daar opgeslagen. We gebruiken je gegevens om je aanvraag te beantwoorden, je aanvraag relevant op te volgen en, als je dat wil, een afspraak met je te regelen (bv. een kennismaking of rondleiding).

De rechtsgrond hiervoor is het nemen van maatregelen op jouw verzoek voordat een eventuele overeenkomst wordt gesloten (art. 6.1.b AVG). Gaat je vraag niet over een lidmaatschap of een dienst, dan beantwoorden we ze op basis van ons gerechtvaardigd belang om vragen die we krijgen te beantwoorden (art. 6.1.f AVG). Het contact via WhatsApp steunt apart op jouw toestemming (art. 6.1.a AVG), zie hieronder.

WhatsApp is optioneel

We volgen je aanvraag alleen via WhatsApp op als je in het formulier het aparte vakje voor WhatsApp-contact aanvinkt. Dat vakje staat standaard uit. Vink je het niet aan, dan nemen we contact met je op via e-mail. Je aanvraag wordt dan even goed behandeld: ook dan reageren we binnen één werkdag.

Vincent Verheyden is bij Route27 verantwoordelijk voor de opvolging van aanvragen via het contactformulier en WhatsApp.

We bewaren je WhatsApp-toestemming samen met de tekst of versie waarmee je ze gaf en het tijdstip, zodat we kunnen aantonen dat je toestemming gaf.

AI-assistent en medewerkers

Voor de opvolging via WhatsApp gebruiken we een AI-assistent. Die beantwoordt je berichten zelf, zonder dat een medewerker elk antwoord eerst naleest, en kan zelf een afspraak met je inplannen (bv. een kennismaking of rondleiding). De AI-assistent spreekt namens Route27 en geeft zich niet uit voor een medewerker. Vraag je of je met een AI praat, dan krijg je daar een eerlijk antwoord op.

Om je te kunnen antwoorden, worden je aanvraag en het WhatsApp-gesprek doorgegeven aan Anthropic, de aanbieder van het AI-model achter de assistent. Plant de assistent een afspraak in, dan zet hij die in onze Google Agenda met je naam, je e-mailadres en het tijdstip van de afspraak, en stuurt Google je een uitnodiging per e-mail (zie artikel 5).

Een medewerker neemt de opvolging over wanneer dat nodig is, onder meer:

• —bij vragen over opzeggen, pauzeren, betalingen, het wissen van gegevens, pijn of blessures, het wijzigen van een afspraak en bij klachten;
• —als je al lid of klant bent;
• —als de AI-assistent je vraag niet goed kan beantwoorden;
• —als je zelf vraagt om met een medewerker te praten.

De AI-assistent neemt geen beslissingen die rechtsgevolgen voor je hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen (zie artikel 9).

WhatsApp-opvolging stopzetten

Stuur op WhatsApp het bericht STOP en de automatische WhatsApp-opvolging stopt. Je krijgt daarvan één bevestiging. Met START meld je je opnieuw aan. Je kan je toestemming ook altijd intrekken via info@route27.be. Intrekken is even eenvoudig als toestemming geven en heeft geen invloed op de rechtmatigheid van het contact daarvoor.

STOP betekent niet automatisch dat al je gegevens worden verwijderd. Je aanvraag, het gesprek tot dan en het bewijs van je toestemming en afmelding blijven bewaard volgens artikel 7. Wil je dat we je gegevens wissen, of wil je een ander recht uitoefenen, stuur dan een bericht naar info@route27.be (zie artikel 10).

Geen toestemming voor reclame

Je toestemming voor WhatsApp-contact geldt alleen voor de opvolging van je aanvraag. Het is geen toestemming om je nieuwsbrieven, promoties of andere reclame te sturen, via WhatsApp of e-mail. Daarvoor vragen we, als we dat ooit willen doen, apart je toestemming.

4. Gebruik van de verzamelde persoonsgegevens

We gebruiken je gegevens voor:

• —Het verwerken van bestellingen, opstarten van abonnementen en organiseren van trainingen. (rechtsgrond: uitvoering overeenkomst)
• —Het controleren op mogelijke risico's of fraude, waaronder het weren van spam en misbruik van het contactformulier. (rechtsgrond: gerechtvaardigd belang)
• —Het voldoen aan wettelijke verplichtingen. (rechtsgrond: wettelijke verplichting)
• —Het reageren op vragen en verzoeken, waaronder aanvragen via het contactformulier. (rechtsgrond: maatregelen op jouw verzoek vóór een overeenkomst, of gerechtvaardigd belang; zie artikel 3)
• —Het opvolgen van je aanvraag via WhatsApp. (rechtsgrond: toestemming)
• —Het verbeteren van de website en het optimaliseren van onze marketing, enkel met jouw toestemming.

5. Toegang tot en delen van persoonsgegevens

De trainers en medewerkers van Route27 hebben toegang tot je gegevens, maar enkel voor zover nodig voor de dienstverlening en de opvolging van je aanvraag.

Voor ons ledenbeheer maken we gebruik van de Sportbit-app. Bepaalde persoonsgegevens worden gedeeld met de aanbieder van Sportbit, uitsluitend voor doeleinden die verband houden met de werking van de app. Met deze partij werd een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Voor het contactformulier en de opvolging via WhatsApp werken we met volgende dienstverleners. Zij krijgen alleen de gegevens die nodig zijn voor hun taak:

• —Vercel: hosting van onze website en van het Route27-platform, waar je aanvraag langs passeert.
• —Supabase: database waarin je aanvraag, je toestemming en het WhatsApp-gesprek worden opgeslagen. Die database staat in de regio West-EU (Ierland).
• —Meta (WhatsApp Business Cloud API): verzenden en ontvangen van WhatsApp-berichten.
• —Anthropic: het AI-model waarmee de AI-assistent je berichten beantwoordt en afspraken inplant. Je aanvraag en het WhatsApp-gesprek worden daarvoor aan Anthropic doorgegeven.
• —Trigger.dev: uitvoeren van achtergrondtaken, zoals het versturen van de WhatsApp-opvolging en het inplannen van afspraken door de AI-assistent.
• —Resend: versturen van interne e-mailmeldingen naar Route27 wanneer een aanvraag door een medewerker moet worden opgevolgd.
• —Google (Google Agenda, via een Google-account van Route27): inplannen van een afspraak die je via WhatsApp maakt, met je naam, je e-mailadres en het tijdstip, inclusief de uitnodiging naar je e-mailadres en eventueel een Google Meet-link.

We zullen jouw gegevens niet verkopen of verhuren aan derden voor hun marketingdoeleinden.

We maken gebruik van Google Analytics en Facebook Ads om de website en diensten te optimaliseren.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

De database waarin we je aanvraag en het WhatsApp-gesprek opslaan (Supabase), staat in Ierland. Dat betekent niet dat al je gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) blijven.

Meerdere van de dienstverleners in artikel 5 zijn gevestigd in de Verenigde Staten of werken met onderaannemers daar, onder meer voor het AI-model (Anthropic), de achtergrondtaken (Trigger.dev) en Google Agenda. Je gegevens kunnen daardoor buiten de EER worden verwerkt. Wil je weten welke dienstverleners dat betreft en op welke basis die doorgifte gebeurt, stuur dan een bericht naar info@route27.be.

7. Bewaartermijn van persoonsgegevens

Persoonsgegevens van leden worden bewaard zolang het lidmaatschap actief is en tot maximaal 5 jaar na beëindiging, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is.

Aanvragen via het contactformulier en WhatsApp-gesprekken van wie geen lid of klant wordt, bewaren we tot 12 maanden na het laatste contact. Word je lid of klant, dan gelden vanaf dan de termijnen hierboven.

Trek je je toestemming in, dan stoppen we de verwerking die op die toestemming steunt, zoals de WhatsApp-opvolging. Het bewijs van je toestemming en van de intrekking bewaren we zolang we moeten kunnen aantonen dat we je toestemming correct hebben gevraagd en gerespecteerd.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

We treffen alle redelijke technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik of wijziging.

9. Geautomatiseerde besluitvorming of profiling

Er worden geen beslissingen genomen op basis van louter geautomatiseerde verwerkingen die rechtsgevolgen met zich meebrengen of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen. De AI-assistent uit artikel 3 beantwoordt vragen en plant afspraken in die je zelf bevestigt; vragen die een beslissing van Route27 vereisen, gaan naar een medewerker.

10. Je rechten met betrekking tot de verzamelde persoonsgegevens

Je hebt het recht op toegang, overdraagbaarheid, correctie, beperking of verwijdering van je gegevens.

Je hebt het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen gebruik van je gegevens voor direct marketingdoeleinden, en om bezwaar te maken tegen verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Gaf je toestemming, bijvoorbeeld voor WhatsApp-contact, dan kan je die altijd intrekken. Voor WhatsApp kan dat ook door STOP te sturen (zie artikel 3).

Om je rechten uit te oefenen, kan je contact opnemen via info@route27.be. Vincent Verheyden volgt privacyverzoeken op. We antwoorden binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd; dat laten we je dan binnen de eerste maand weten.

11. Klachten

Bij klachten over de verwerking van je gegevens kan je contact opnemen via info@route27.be.

Je kan ook steeds een klacht indienen bij:

12. Wijzigingen in het privacybeleid

We behouden ons het recht voor om dit privacybeleid op elk moment bij te werken. Eventuele wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd.

13. Contact